Objectif
Le chatbot MerciYanis a été conçu pour faciliter la communication entre les services généraux et les collaborateurs de votre entreprise. Il permet à chaque collaborateur de faire une demande en moins d’une minute auprès de l'équipe de l'environnement de travail directement depuis Teams.
1. Vue d'ensemble
Pour les collaborateurs
➡️ Les collaborateurs ouvrent le chatbot MerciYanis.
➡️ Ils sont accueillis par un message de bienvenue personnalisé par leurs Services généraux.
➡️ Pour remonter un besoin ou un incident, ils cliquent sur “Faire une demande”.
➡️ Ils remplissent le formulaire, puis appuient sur “Envoyer”.
➡️ Ils reçoivent une confirmation de l'envoi.
➡️ Ils peuvent consulter le statut de la demande, la relancer, ajouter des commentaires, documents ou photos.
Pour l'équipe environnement de travail
➡️ Toutes les actions peuvent être effectuées depuis la plateforme MerciYanis :
Les demandes faites via Teams sont reçues immédiatement sur la plateforme MerciYanis.
Ils peuvent alors demander des détails sur la demande, envoyer des documents, photos et prévenir l'auteur que sa demande est en cours de traitement.
2. Fonctionnalités pour l'équipe environnement de travail
Nouveau ticket
Dès qu’une demande est faite par un collaborateur sur Teams, un ticket se crée dans la colonne "Nouveau" avec les informations suivantes :
Titre (obligatoire)
Catégorie (obligatoire)
Bâtiment (obligatoire)
Lieu (peut être obligatoire)
Commentaire (facultatif)
Pièces jointes (facultatif)
Conversation
L'équipe de l'environnement de travail peut directement converser avec le créateur de la demande sur Teams depuis la plateforme MerciYanis grâce au bouton "Partager le commentaire".
Assignation
L'équipe environnement de travail peut ensuite gérer le ticket normalement : assigner un technicien pour résoudre les incidents, mettre des commentaires internes, ajouter une note importante etc...
Information
Le créateur de la demande sera informé dès que le ticket est déplacé dans la colonne "En intervention" et/ou "Terminé".
Évaluation
Dans la colonne "Terminé", un formulaire d'évaluation de la demande sera envoyé directement sur Teams, et pourra être retrouvé sur le ticket pour l'équipe environnement de travail.
Modifications et vision
L'auteur de la demande peut à tout moment voir son statut grâce à la commande "En cours" sur Teams. Il peut alors ajouter un nouveau commentaire ou pièce jointe, ou relancer la demande ce qui incrémentera le compteur du ticket.
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